ショートカットについて
意識せず使っていることもあるショートカット
先日、ショートカットのファンクションキーを使う方法について少し触れましたが、いかがでしたでしょう？
ファンクションキーは1つのキーのみの操作ですので、覚えるのも操作するのも意外と簡単だったと思います。
そしてその多くのショートカットを、私たち事務員は意識せずに使っていることでしょう。
『この操作がショートカットだったのか』と気が付くことで、ショートカットって難しそう、マウスがあるから別にいいやと思っていた抵抗が減り、興味も増えていくのではないでしょうか。
マウスでうまく操作できない時などの解決にも
マウスでは微妙な操作をするとき、うまくいかないことも多々あります。
微調整がいる操作の時は手に力が入ってしまい、いつもなら問題なくできる操作さえも上手くいかない時はありませんか？
例えば、図形やセルなどコピーしたいとき、範囲選択して右クリック、目的の操作をしようと思ったのに下記のようなものができ困ったことはありませんか？
（右クリックをすると出てくるウインドウ、アプリケーションキーというものです。）
PC操作を覚えたばかりの頃は、なぜこんなものが表示されてしまうのかさえ分からず焦りました。
右クリックの時、微妙にマウスが動くことによってこのような画面が出てしまうのです。
本当はこちらを出したかったはず・・・
マウスを使うとおこりやすい現象の一つ、たとえ出てきてもEscキーを押したりすることですぐに消せますが、一々出てくるのは面倒です。
もし、そういった現象がよく起こる場合は、ショートカットを使うことで防げます。
ショートカットはそういったマウス操作をすることなく、PC上で行われる多くの操作が可能になります。
このショートカットの多くはShiftやCtrl、Altなどを使って操作しますが、その操作人るでマウスの悩みから解放され、作業効率はUPすることは間違いないです。
ShiftやCtrl、Altのショートカット
2つ以上のキーの同時操作で行うショートカット
ショートカットの多くは、CtrlキーやShiftキー、Altキーを使うものが多いです。
ほかのキーと組み合わせて同時にプッシュすることで様々な操作がマウスを使わずに可能になります。
Shiftを使ったショートカット
私はこのShiftキーをExcelでは本当によく使います。
通常Shiftを使うときは、キーに書かれている左上の文字や記号を表示したいときに使いますよね。
Shiftと一緒に左上の文字を参考に同時にプッシュします。
入力時、何気に使っているShiftはショートカットの代表格のようなものです。
Shiftは”⇧”の図がキーに書かれていますが、何だろうと思ったことはないですか？
Shiftは言葉としては交代という意味ですが、通常の文字キーの上段に配されている文字を必要に応じて交代させるということなのでしょう。
Shiftと目的の上段に書かれているキーを同時押しすることで目的の操作が可能です。
これこそ”上段の表記に交代させるよ”ということになるのです。
Altキーを使ったショートカット
では”Altキー”はどんな役割と特徴があるのでしょう。
Altもよく使うキーですね。
調べてみると、”Alt”=Alternativeということのようです。
意味としては、１、代替手段［案・策］ ２、選択肢、オプション（英辞郎より参照）
”Alt”を使う操作は、右クリックで表示されるものは”Alt”で操作可能なものです。
例えばこの右クリックをしたときに出てくるアプリケーションキー、よく見ると操作する言葉の横に下記ような表示がされています。
”（ ）”
この表示の中にあるローマ字をAltと一緒にクリックすることで目的の操作を行うことができるものになります。
（注；右クリックしてアプリケーションキーを表示させた状態では操作不可です。）
私が大変お世話になっているショートカット、Shift+Tabで見てみましょう。
次にTabを見てみてください。
上段は行き・返り戻るマークがありますよね。
Tabのショートカット＝進む
”→”
Shift+Tabのショートカット＝戻る
”←”
Shift＋TabはExcelの画面などでセルを一つ前に戻したいとき使います。
これを知っていれば、Shiftと一緒にTabを使うことで、Excelでenterをしてしまいセルが次のセルに移動してしまった時に、いちいちマウスを操作して一つ前のセルに移動するような面倒な操作をせずに済みます。
このショートカットは、Excelだけでなく使えることもあります。
ホームページ上でも動作することも多いです。
項目が細分化されたような操作画面の時は使えることも多いので、知っておくと便利です。
ファイルを開き、そして保存する
新規作成画面を開く ： Ctrl + N
※N＝New
ファイルを開く ： Ctrl＋O or Ctrl＋F12
※O＝open
※Ｏについてはペイントなどでも操作可能でしたが、F12については、ペイントなどのソフトでは開くことができませんので、制約があるかもしれません。
保存（名前&上書き） ： Ctrl + S
名前を付けて保存する ： Shift＋F12
※S＝Save
※Ｓについては初回保存は名前を付けて保存、２度目移行は上書き保存となります。
範囲選択をする
マウスでドラッグする代わりに不安い選択をショートカットでしませんか？
範囲選択 ： Shift＋左クリック で範囲選択可能です
- Shiftに最初のカーソルを置く
- 範囲選択の終点にしたいところで左クリック
マウスをドラッグするよりも間違いなく正確に早く範囲選択できるので、とてもお勧めのショートカットです。
Shift＋上下左右の矢印 ： ←、→、↑、↓
- 起点を決めたら、範囲選択したい範囲に上下左右の矢印をプッシュ
- 進む/戻るを繰り返し、必要な範囲まで進んで手を放す
- 範囲選択の他にも、文字の入力時に一つの文字として認識せず、分割して変換されてしまったときなどにShift＋右矢印を使います。
Excel画面で操作できる範囲設定について
選択したい１行をすべて範囲選択する ： Shift＋Home
選択したい１列をすべて範囲選択する ： Ctrl＋Hom
作業中の画面すべての範囲を選択 ： Ctrl＋A（こちらはwordも操作可）
これで範囲選択が終わりました。
コピーや切り取り、そして貼り付け
コピーをする ： Ctrl＋C
※C＝copy
切り取る ： Ctrl＋X
※X＝ハサミのイメージ
張り付ける ： Ctrl＋V
印刷する
印刷するとき ： Ctrl + P
※Ｐ＝Print
検索と置換
文字の検索 ： Ctrl + F
※Ｆ＝Find
文字の置換 ： Ctrl + H
ネットの閲覧や文章の校正などで役立つショートカットです。
検索や構成はストレスが多いものですので、覚えておくと重宝します。
作業中に便利
直前の操作に戻る ： Ctrl＋Z
※Zについては
ということかも？
ページの最初に戻る ： Ctrl＋Home
Excelで連番や日にちを付けたい時（１～５を操作）
- まずは最初の数字のセルにカーソルを合わせる
- Shift ＋ 下矢印↓を必要なところまで範囲選択する
- Alt＋E、I、S とプッシュしていく（Altは離さず、E→I→Sと順にプッシュ）
- 「連続データ」が画面に表示される
- 必要なところを選択してOKを押すと連番等表示される
ちなみに、この画面で”オートフィル”を選択すると、連番ではなく単一数字のコピーとなります。
ショートカットの参考書？
『脱マウス最速仕事術』と『ショートカットキーMAP』
ショートカットには数多くの操作方法があります。
よく使う操作には重複するものもあり、自分の使いやすい方、PCとの相性のいいものを操作すればいいのですが、なかなか全部覚えられるものではありません。
そこで便利なものが『脱マウス最速仕事術』（森新著）という書籍です。
私自身、今回森さんのホームページを拝見し、ショートカット使いこなせていないなあと実感した次第ですが、大変実務的でもあり面白くもある内容でした。
その書籍の中に『ショートカットキーマップ』というものも紹介されています。
キーボードの絵がそれぞれ色分けされており、一枚あれば十分参考にできるもので、重宝するのではないでしょうか？
最速仕事術もキーマップkindleや書籍で購入できます。
興味のある方は手元において置かれてもいいかもしれません。
今回ローマ字に意味があるものは※記で書いてありますので、記憶の参考にでもしてください。
～余談
パソコン操作で疲れた時にお茶はいかが？
眼の疲れた時に
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