個人用のスケジュール管理の必要性
仕事上の個人スケジュールをネットなどを使い徹底させる
ルーティンとしての日々の業務の他様々なことをするとなると、事務員個人としてのスケジュール管理は必須です。
そこで手帳やメモを使うという事務員は多いですが、スケジュール管理を徹底させる意味でも、自分自身のスケジュールをPC上などで管理ができるとベストでしょう。
日常業務をこなす中、急な作業が入ったり、急ではなくても締切のある重要な業務が入ったりします。
事務員はそんな状況をいくつも抱え大変なのです。
そこで、通常手帳などで管理しているスケジュールをPCやアプリで管理してみてはいかがでしょう。
今やスマホに予定を書き込めるカレンダーやさらにはもっと詳細に使えるToDoリストなどが標準装備されています。
そういったものを日常で使っている事務員さんも多いと思います。
それを日常だけでなく仕事でも使えってことではありません。
同じようなことを仕事上のスケジュールにも生かしてみませんかという話です。
職場PC内にある自分専用スケジュール管理を利用しよう
もしかして、すでに個人用のスケジュールを会社のPCで管理していますという方も多いかも知れません。
私もかつてそのような環境で仕事していました。
ただ、そんな共有のスケジュール管理、生かしきれていたかどうかと聞かれれば・・・
NO！ だったのです。
恥ずかしながら、せいぜい自分の休みを入れるくらいでした。
せっかく共有の中に自分用のスケジュール管理ツールがあるのに、手を止めて自分のスケジュールに書き込むことを面倒くさがったのです。
そして休日を書くだけの同僚、結構いましたね。
逆に職場からのお知らせの方が多かったくらいです。
メール送信もスケジュール管理に役立つかも
その職場のPCでは、メールを送る時にスケジュール管理に連動させることもしていたと覚えています。
それなのに、職場内のメールを使うこともあまりせず、口頭で確認し済ませていました。
何せお隣の部屋にいるとか、郵便を受け取りがてら伝えに行くとかで済ませられたので・・・
ほんのひと手間の入力作業、さらにはメールは連動していなくても残るものですので言った言わないのやり取りに発展することもありません。
何よりToDoリストの補完として最終的にはスケジュール管理に役立ちます。
メールに残しておくことで、自分のしたことを思い出す手間も省ます。
ほんの些細な手間を惜しむことで自分の首を絞めていた・・・そう感じます。
チームとしてのToDoリストと個人のスケジュール管理
事務員は何度も言うようですが、同時進行で進めなくてはいけません。
一つ一つにじっくりと取り組んでいられないのです。
手を抜くのではありません。
職場では、いくつもの業務に対応するために、それぞれの業務に対しテンプレートを用意していることでしょう。
ToDoリスト
例えば、会議
会議の資料作成：締切と進捗状況、資料の保管場所（フォルダー名）
会議室の確保
参加者への会議日程の連絡と欠席者の委任状の確認
当日の準備：茶葉の用意とcupの個数確認
当日：会場設営とお茶入れ、会議後の後かたずけ
会議後：議事録作成と関係者へのメール送信
会議という一つの仕事の中からでもこれだけのことが想像されます。
これらを項目を付けて日付や担当者、チームメンバー、進捗の有無の項目を入力するだけのテンプレートを職場では準備していることでしょう。
これがあれば急な会議であろうと、当日係が休もうが問題ない！
日程が決まったらテンプレートを完成させPC内と紙媒体で管理するだけです。
印刷したものは終了したものからレ点チェックをし、PC上のものは共有ファイルで管理、順次更新する。
そんな感じに進めていることでしょう。
自分のために管理をする
ですので職場としては問題ないのです。
問題なのは事務員がする業務が、内容の如何に関わらず同時進行的にいくつもあるということです。
業務をこなせるか否かは事務員の能力にもよるでしょう。
スケジュール管理をすることで格段に仕事量が減るわけでもありません。
ただ、スケジュールの全体像を目視で確認できる、それだけです。
事務員個人としてスケジュール管理やToDoリストを整理することで、業務遅延は防げるかもしれないのです。
手帳管理だけでは全体像は見えず、しかも記入することに漏れが出る可能性がPC上より高いからです。
私は新人でそんなに業務があるわけではないから必要ないと思われている事務員さんへお伝えしたいです。
チームとして円滑に業務ができるとか、いざという時引継ぎしやすいとかも確かにありますが・・・
自分のためにするのです。
暇な内にこのひと手間を苦もなくできる癖をつけておくと確実に今後の自分のためになるのです。
もし、職場内で自分用のスケジュール管理がないようならば、Excelやアプリで管理してみるのもいいでしょう。
もし共有の中に自分用の物がない時は、アプリが種類も出ていますが、やはり外部のものは心配という場合は、Excelで無料テンプレートをダウンロードするなどするといいでしょう。
タスク管理について少し・・・
ToDoリストを調べるとタスク管理という言葉も出てきます。
同義語のように使われているのかと思いきや意味の違うものでした。
ToDoリストについては直訳の ”すること” ということはすでに述べましたが、タスク管理と決定的に違うことがありました。
それは期限のある業務（task）と期限のない業務（ToDo）という違いです。
タスクやToDoリストのアプリを使ったり、Excelの無料テンプレートを使って自分で作る時など、その違いを意識して作ってみましょう。
習慣かするまでは大変かも知れませんが、習慣化すれば自分の助けになることは請け合いです。
スケジュール管理の2つの方法
最後に、アプリとExcelのそれぞれの管理について、どっちが便利か否かは人それぞれですので、私なりに感じたことを記しておきたいと思います。
Excelで管理
Excelはほとんどの職場のPCに標準で入っていることでしょう。
Excelでこれらスケジュールの管理している人は多いと思います。
ただ、一から自分で作るのははっきり言って無理だと思います。
簡単なToDoリストのひな型ならばできるかも知れませんが、タスクも含めたテンプレートが欲しいですよね。
インターネットで無料テンプレートをダウンロードすることができますので好みに合ったものを取り込んでみるのはいかがでしょう。
ただExcelでの操作をPC上でするとき、縦横に無限に一覧が広がってしまうことも多々あるでしょう。
縦はいいのですが、横への動きは大変操作がしづらいです。
Excelの操作は好きですが、経験上長く伸びすぎたものは不便この上ないです。
Excelの無料テンプレート一例
例えば経費削減実行委員会が発行している無料テンプレートがありますが、日次、月次、年次と分けられています。”タスク管理付きToDoリスト”とあるだけにスケジュール管理をしやすいのではないかと思います。
ダウンロードの際、自分の情報を登録する必要がありますが、場面ごとに必要なテンプレートを選ぶことができます。
情報をダウンロードする際に自分の個人情報を入力する必要がありますが、問題ないと思う方はひな型の候補にするのもいいかも知れません。
経費削減実行委員会https://econavi.owners.ne.jp/template/search/cate1u/194/#google_vignette
アプリを使う
今はタスク管理やToDoリストはアプリが充実しています。
種類も豊富で、操作できるものも違ってきます。
ですので私はExcelより自分にあたアプリを探し、そのアプリで操作するのがいいと思っています。
ただ、テンプレートと違い、外部のアプリということで不安が残ります。
ただ、保存や更新など、Excelより使いやすいのではと思っています
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