求められるコミュニケーション力
採用担当者が期待するコミュニケーション力
事務職のスキルにはなにが必要かと問われ、几帳面さなどの面と同時に、コミュニケーション力を上げる採用担当者は多いです。
ただ、私たちはコミュニケーションが上手い人と想像すると、対人関係が良く、社交性のある人を思い浮かべます。
社交的で明るくて会話が弾む人！
でも、採用担当者が期待しているコミュニケーションは、社会生活全般で使われているようなコミュニケーション（いわゆる”社交性”など）だけではないでしょう。
仕事場でのコミュニケーションは、聞く・話すといった会話の基本（会話のキャッチボールができること）から、察する・配慮する・理解をするまでの能力のことを指しているのではないでしょうか！？
採用担当者はそういったところも見たいのだと思います。
伝え手側のコミュニケーション
この絵、何かわかりますか？
この絵は私がコミュニケーションの研修を受けた時の絵です。
私が書いた絵は左の人の顔のようなもの、右はお隣でご一緒したかたの絵です。
もうお分かりですね。
コミュニケーションがテーマの研修の最初に皆が書いた絵の一部です。
今から書く絵を書いてください
- 最初に大きな円を１つ書いてください
- 次にその中に円を２つ書いて下さい
- 三角を書いてください
- 横線を一本書いてください
- 書き終わったら、近くの人と見合わせてください。
私は、１～４の問いに対し、当然のように人の顔を想像しました。
お隣さんは人の体のほぼ全体を想像して書いたようです。
そう、この情報だけで絵を書くと十人十色の絵ができあがるのです。
みんなが同じ絵を書くために注意すること
例えば、私と同じ絵を書いてもらおうとしたらもっと説明が要りますよね。
１、一つの大きな円を書く →
２、その中に同じ大きさの円を２つ横に並べる →
３、２つの円の間、すぐ下に正三角を書く →
４、三角の下に横線を書く
会場の全員が同じ絵を書くには、少なくともこれだけの情報は必要になります。
この説明でもほかの絵を書こうと思えば書けるものですが…
この絵の設問の場合、結果が違ったことの多くの責任が伝え手側にあると思われるのです。
わからないことは聞けばいいと言いますよね。
でも簡単すぎる話だと疑問に思うことすらしない、できない！
人から話を聞く時、自分なりに話を理解するように話を咀嚼するように聞いているものです。
それに加え、人はみな性格もバックグラウンドも全く違います。
当然、それぞれが連想するものも話の内容の理解度も違ってきます。
思い込み、勘違いは聞き手側にも問題がありますが、説明如何で避けられることもあるのです。
実際、コミュニケーションって何？
goo辞書より コミュニケーションとは
コミュニケーション、実際どういう意味なのでしょうか？
よく使われる言葉ですが、突き詰めて考えたこともない言葉でした。
ですので、人それぞれ意味も捉え方も違ってくるのではないでしょうか。
goo辞書で検索してみたところ、以下のように載っていました。
- 社会生活を営む人間が互いに意思や感情、思考を伝達し合うこと。言語・文字・身振りなどを媒介として行われる。
- 動物どうしの間で行われる、身振りや音声などによる情報伝達
- [補説]「コミュニケーション」は、情報の伝達、連絡、通信の意だけではなく、意思の疎通、心の通い合いという意でも使われる。（以下略）
ここでわかることは、互いに伝達し合うことでしょうか。
ジェスチャーを交えた会話や書く行為（メモなど）によっって、互いに情報の伝達や共有をすること
という意味のようです。
話し手側、受け手側が一方的になるようなコミュニケーションはあり得ないのです。
コミュニケーションがとれていないとおこりうること
コミュニケーションが上手くいかないと、勘違いを勘違いとして認識ぜず、表面的には理解したつもりでも実際はわからないまま疑問に思うままで過ごしてしまう。
作業なり仕事なりが今より難しくなって初めて聞き損じがあったことに気が付いた経験はあるのではないでしょうか？
コミュニケーション力は元気で明るくだけではないですが、ギクシャクしたコミュニケーションは人間関係に影響します。
それは仕事に確実に影響し、その状態を長く放置すれば仕事効率は確実に落ちます。
コミュニケーションとは上達できるスキル
日常がスキルUPの練習の場
事務職のスキルの上位にコミュニケーション能力とあるということは、コミュニケーションとは上達することのできるスキルの一つと考えられます。
コミュニケーションは生活全般に関係しています。
ですので、コミュニケーションUPの練習の時間は沢山作り出すことができます。
普段からコミュニケーションうぃ気にかけることによってすぐにスキルUPの訓練ができるのです。
では、どういったことに注意すればスキルUPにつながるのでしょうか。
聞き手の重要性
会話において、次のような言葉を聞いたことはありませんか？
聞く（聴く）：6割 話す：３割 沈黙：：１割
割合までは覚えていなくても、”聞き上手” という言葉はよく耳にします。
コミュニケーションにおいて話し手側より重要なのは聞き手側にあるのです。
では、聞く（聴く）時に注意すべき点はどのようなことでしょう。
- 話し手の話を最後までしっかり聞くこと
- 話しの内容を途中で自己判断しない
- 必要な時はメモを取る
- 聞き終わってから、内容のリピートや意見、疑問点を話す。
まず、話を聞く前は作業を中断し、話し手側に顔や体を向けましょう。
たとえ疑問があっても最後まで聞きましょう。
話し手の話を中断することはしてはいけません。
また、話しの途中でこういう話だと決めつけて聞かないように注意しましょう。
意識的でなくても、心の中に決めつけたものがあると、話を素直に聞くことができなくなり、意図する結果とは違ってしまうことにもなります。
聞いている間、話し手に伝わっていることがわかるようにするためには、相槌やしぐさ・表情も大切です。
内容が重要なものであれば、どういう内容だったかリピートして確認するのもいいかもしれません。
その中で重要なことや疑問点はメモを取るようにしましょう。
メモは頭の整理に大変役立ちます。
そして疑問点がある場合は、話が終わってから聞いてみましょう。
話し手側（伝え手側）が気にした方がいいこと
コミュニケーションはどうしても伝える側が一方的になることがしばしばおこります。
相手に注意を促すときや質問したいことがある時などは、特に一方的になりがちです。
伝え手は次の事を注意しながら情報を伝えるといいでしょう。
- 何を伝えたいかを簡潔に
- 一方的にならない（聞き手側と意思疎通をとりながら話す）
- 具体的に
長々と説明せず、でも内容は抽象表現にならないように具体的に話すのは当たり前なのですが、仕事ではどうしても長くなりがち。
ですので、聞き手側が理解できているか確認しながら、具体的な話を発信していくのがいいでしょう。
長くなりそうなときは、具体的な話については話し手と聞き手それぞれ交代しながら徐々に進めるのがいいでしょう。
会話における沈黙
コミュニケーションでの沈黙、私はあまり意識していませんでした。
それどころか、沈黙の状態が続くと不安になってしまっていました。
伝わっているのかな？ 聞いているのかな？
私だけではないですよね。
でも会話における沈黙はとても重要なことなのです。
会話には沈黙が必要はなぜか、考えてみると次のようなことがあるからではないでしょうか。
聞き手側
- 話をしっかり聞いていること、理解したことを表情などで相手に伝えることができる。
- 聞いたことから、疑問点など整理、組み立て直すことができる。
話し手側
- 聞き手側が話を理解しているか確認する余裕ができる
- 理解の状況次第によって伝える内容を組み立て直すことができる。
沈黙は会話の中でほんの一瞬の間です。
話し手、聞き手が入れ替わる際のタイミングにも沈黙は流れます。
沈黙の一瞬、私たちはいろいろなことを考えているのです。
ですので、沈黙の時間は大切です。
沈黙が訪れても恐れないように、その沈黙の間、意識的に頭を整理させたり、冷静になったりするようにすると、コミュニケーションだけでなく思考の癖もでき、スキルUPにつながっていきます。
かつての聞き上手な同僚の話
私の以前の同僚の事務員は、初出勤の日から約１週間、ただただ見て聞いてを繰り返していました。
その１週間の間は簡単な作業を除いては、ほぼ見て聞いての繰り返しでした。
メモをせっせと取ったり、質問しまくったり、私やってますよの自己アピールは全くといっていいほどしなかった彼女ですが、静かに聞く姿勢は逆に人の話を聞いていることがよくわかる態度でした。
そして１週間が経った頃、突然いろいろなことをし始めたのです。
きっともともと聞き上手な面があるのでしょう。
それが仕事面でもいい結果を招くことにつながったということでしょう。
コミュニケーションスキルといえるまでに
職場にコミュニケーションをとりずらい人がいないでしょうか？
いないという方は幸運なのか、そういった感情（色眼鏡ともいいますが…）を意識的にしろ無意識にしろ持っていない素敵な社会人かも知れませんね。
ただ一人くらいいるものです。
さっさと終わらせたいと思うのに必要以上に緊張したりしてしっかり聞いていないこともなるのではないでしょうか？
双方が苦手だとしたらコミュニケーションが上手くいくことは難しくなります。
微妙に腰が引けていたり、肩が凝ったり、息苦しくなるなんてこともにもなります。
そんな時、相手を理解する必要はありませんが、情報交換をしなければいけない時、コミュニケーション相手の状況を見て、伝えるタイミングや話内容をより簡潔にするように注意できるといいですね。
相手に合わせたコミュニケーションをとる
人によって話し方を変えられるようにするといい
私は以前の研修でそういった内容の研修を受けたことがあります。
頭の良い方の多い職場でした。
難しい試験を通過してきた方々（先生と言われる人たち）。
そういう方々は気難しく変わり者が多いものなので、私たちが変えて対処するのだということでした。
講師さん曰く…
子供の時から集中力は抜群！
そんな子供は少ないですよね。
普通じゃないから自分を卑下しないでね！
私たちは対等ですよ！
チームですよ！
自信もってやってください！
ただ、それぞれに合わせた行動がとれるようになりましょう！
それが一番難しいのです。
頭のいい人そうでない人の区別はともかく、もし人によって合わせた行動がとれるのはいいですよね。
それには自分が代わるしかないのかもしれません。
伝え方検定と通信講座～ジェイ・バン（JBAN）～
最後に『伝え方・コミュニケーション検定』について少し触れておきます。
伝え方検定というものがあります。
コミュニケーションに特化した通信講座を受講できる㈱ジェイ・バン（JBAN）さん、代表は稲場真由美氏です。
稲場氏が１６年の間、のべ１２万人のデータを基に研究をした成果、性格統計学と伝え方・コミュニケーションスキルが学べる講座になります。
ホームページには随所に『自己肯定感』と出てきますが、確かにコミュニケーションには必要だと感じます。
自信をもって伝えるコミュニケーションとそうでない時とでは相手の表情、態度は全く違いますので。
この講座では相手を変えるのではなく自分を知り変える。
それによってコミュニケーションスキルを習得する手助けになる、そんな講座になっています。
補足；
話し方検定、ＪＢＡＮのホームページを見るだけでも学びになります。
代表である稲場氏のコラムや無料性格診断、かわいいラインスタンプ（購入要）、受講者の口コミなど情報が盛りだくさんあります。
一読するだけでも学びになりますので読んでみてください。
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