事務職に就くにあたって～求められる適性やスキルは何？

これから事務職に就かれる方へ～適性はどんな人？スキルは必要？

事務員は、職場の衛生管理（～掃除です～）に気を配り、来客へはお茶出を出し、電話を受ける。

お客様と直接かかわることが他業種より少ないとはいえ、本当に数えあげると切りがない細かい仕事の数々をこなさなければいけません。

それに加えて、書類整理（ファイリング)、PC入力、PC内整理、備品管理、スケジュール管理・・・

上司や同僚から急な仕事上の指示もあります。

事務員はそれら複数の仕事を同時進行的に処理していかなくてはいけません。

事務職に必要とされる適正などはなんでしょう

事務職の適性

身だしなみやマナーがいい

事務職は、お客様との接点が少ない場合が多いですが、職場によっては電話応対やお茶出しなどで接します。

時にはクライアントやお客様に対し初歩的な聞き取りなども行う職場もあります。

彼らは事務員を通して職場を見ています。

事務員の身だしなみやマナーがきちんと身についていると、今後の仕事上のお付き合いにも安心してもらえるものです。

職場内の同僚の中でも、身だしなみやマナーのいい人は好感をもって受け入れられるものです。

 

また、自分も周りもたったそれだけのことで円滑に業務がはかどるわけです。

第一印象ですべてが決まるわけではありませんが、身だしなみやマナーはその事務員の仕事への姿勢として捉えられ、一本芯のある人間として仕事関係者に見てもらえることにもつながります。

普段はさておき仕事の場だけ気を付ければよいと思われがちですが、その場だけというのは案外神経を使いますので、日常生活から身だしなみやマナーができている人は、それだけでも事務職に向いていると思われます。

聴く力（コミュニケーション力）がある

事務員は上司や他業種との関係の上で仕事が成り立ちます。

仕事の場では、報・連・相とよく言われますが、業務サポートが多い事務員はコミュニケーション力は必須です。

しかもサポート業務は相手の意向に沿った形で仕事の完成をしていく必要があります。

 

いつ・どんな仕事についてサポートが必要か？

書類の内容はどこまで・どのように作成するか？

などほかにも様々ありますが・・・

今は分業化が進んでいるとはいえ、関わる人によって事務員に要求するものは違うものです。

相手が何を言わんとしているかしっかり聞きましょう。

そして疑問点不明点があれば聞き直すのも必要ですが、しっかり聞いたうえでの質問にしないと不快にさせてしまうこともありますので、まずは聞く力が大切になってきます。

 

人によって話やすい話にくいは出てくるでしょう。

聞き返す私たちも、ここは聞くタイミングかどうかわかる人とわからない人もいるでしょう。

ただこの子、しっかり聞いていなかったくせに同じことを話すの？

一度そう思われたら、同じような場面で同じように相手に思われてしまう可能性があります。

聞き返すときには、タイミングを見て、よく聞いたうえで何のどこがわからなかったのかをしっかり伝えるようにしましょう。

 

今までの事務員生活で、相手の性格を考慮して聞き方・話し方を変えることのできる事務員が何人かいました。

彼ら彼女らは相手によって態度を変えるわけではないのですが、ある程度相手に合わせて臨機応変に話すタイミングを心得ていたように思います。

ここまでくると本当にスキルと言えるのでしょうが、コミュニケーション力をつけるにはまずは聞く力を磨くことから始めるといいでしょう。

 

素直な性格である

どんな業務でもですが、素直な人の吸収力はすごいですよね。

相手が言わんとしていることを理解する能力は、素直に聞く人は格段にあるのではないでしょうか。

素直に仕事ができる事務員を見ていると、スタートが同じであってもある一時を境に仕事の段取が突然うまくなり、仕事の成果も格段にあがっていったように思います。

周りの人からの信用や応援も受けやすいですし、自分自身も円滑に仕事が進められる基になります。

（あくまで素直であって、人の言いなりとは違いますので、そこは区別して読んでください。）

几帳面な人　正確に仕事をこなせる

事務職はオフィスワークが中心になる仕事です。

常に書類との格闘です。

ですので、書類を扱う机、棚、PCの整理整頓は常日頃から気を付けていなければなりません。

整理されている土台の上でする作業とそうでない作業では、時間的にも内容的にも違ってきます。

几帳面な人は仕事も正確にこなせるのです。

 

最近はPC作業が主の事務員さんも多いですが、PC上のファイリングについてはさらに難解ですよね。

そういう意味でも、普段から几帳面な人は難なく仕事をこなせますし、早く仕事を覚え職場になじめるのではないでしょうか。　

ルーティーンで行動することが得意でかつスケジュール管理ができる

いかに普段の業務がルーティンに沿ってスムースにできているか、それ以上の業務を行う上でのカギとなってきます。

事務の仕事は毎日する仕事が時間ごとに決まっていることも多いですが、突発的な仕事もしなくてはいけません。

しかも事務職として経験を積んでいけば、意外と多種多様な仕事を同時進行させなくてはいけないことも多くなり、スケジュール管理の必要性も増えていきます。

日常の一般的な業務がルーティンでこなすことができれば、突発的な仕事や出来事にすぐに対応し、段取よくスケジュールを組んで仕事を円滑に進めることができるのです。

普段からルーティンでの行動が得意な人は、スケジュール管理もできるようになるのに時間はかからないものです。

 

事務職になる上で必要なスキル

事務職の多くは未経験でも働くことができるものが多いです。

貿易関係の事務員や外資系などのように英語力が必要!?　と思われるようなスキルが必要な場合もありますが、通常は事務員になるのに特別なスキルはあまり重要ではありません。

求人も、最初から資格やスキルを必要とされないものが多いです。

 

PCスキル～Word・Excelができる

 

 

ただし、PCスキル、特にワード・エクセルの基本的な入力ができることを募集要件に乗せている会社は多いです。

ではワードやエクセルができないと、できてからでないと応募できない？と思われるかもしれません。

ワードの入力は１時間もタイピング練習をすればある程度打てるようになりますし、エクセルも基本さえ理解できれば簡単な表計算くらいはできるようになります。

既存の書式を基に必要事項を入力するという形での入力作業がほとんどです。

ですので、ワード・エクセルができることが事務職に求められる基本スキルになります。

 

少しword・Excelに慣れたらついでにパワーポイントの基本も理解しておくといいでしょう。

私はPowerPointを履歴書に書きますが、初めてPowerPointを履歴書に書いたときは大急ぎで練習した後です。

結果、そのPowerPointが決定打になって就職できました。

私がそうであったように、もしかしたら履歴書審査で少し注目して見てもらえるかもしれません。

 

タイピングさえできればあとは職場で仕事をしながら覚えていけます。

PC操作の基本的なスキルは仕事をしていけばすぐに上達していけるものです。

事務を続けながら資格取得などのスキルUPを

事務職のスキルUPについては、事務員個々の仕事歴からそれぞれスキルＵＰしていけばいいのではないでしょうか。

事務職に国家資格のようなものはなく、あくまで民間の試験や資格になりますが、事務職が幅広い分、スキルを積もうと思えば多種多様にあります。

 

興味のあるものから徐々に覚えてスキルUPしていけばいいわけです。

一例として以下のとおりあげておきます。

［パソコンスキル］　

MOS（マイクロソフトオフィス・スペシャリスト）　

日商PC検定　など

［経理事務関係］

日商簿記検定２級

FASS検定　など　

［医療関係の事務職］

医療事務関係の各種資格

医師事務関係の各種資格

介護事務関係の各種資格など

 

もし、これらの資格を取得し、事務経験があるようならば、履歴書に詳しく書いておくことをお勧めします。

word・Excelその他、どんなソフトを使えるか？

それらを使ってどういった仕事をしていたか？

これらを別途作成し、履歴書と一緒に提出するといいでしょう。

即戦力として必要とされているところでは、PickUpしてもらえるかもしれません。

 

 

 

これからのために

事務職の収入は他業種より少ないかもしれません。

しかし、事務員の中でも特殊な業務にかかわる事務員はこれからは特に必要とされていきます。

認定試験を受けて資格を得ることは、出産や育児などで一時的に仕事から離れることを考えても有効なことだと思われます。

 

また、もし将来的に新たな業種に挑戦するとき、介護事務職員であれば何年か経てケアマネの受験要件を獲得できます。

個人事務所事務員から行政書士の資格を挑戦して資格を取得した人の話もあります。

PCスキルを極めていればプログラマーやSEになる道もあるかもしれません。