事務とExcel
excelは事務には必要なもの
事務の仕事では、数字に関わる仕事などは必ずといっていいほどexcelが必要になってきます。
でも、文章が主の書類を作成するにはやはりwordと思いますよね。
仕事の場ではexcelで作った方がいい文書も少なくありません。
excelの基本的な操作を覚えるだけでも随分いろいろなことができます。
覚えていくほどに面白くなってきます。
苦手でも事務仕事には必要です
事務でキーボード操作は何とかこなせるようになった。
基本的な文言をwordで入力できるようになったけれど、excelまでは勉強できてない。
そもそも今の仕事は文章入力が多いからexcelなんていらないわ！
今はそういう時代ではもうなくなっています。
excelを使いこなせないと現在はwordだけで進められていても、今後につながりません。
私はどちらかというとwordよりexcelの方が好きでした。
何かの文書を入力するときなどでもexcelを使うことが多かったのです。
でも周りを見渡せば、excel苦手だわ～という人多いように感じます。
今回はそんなexcel苦手な方や初心者の方へ、なぜ私がexcelを多く使っていたか、良く使っていた便利な機能など、お伝えできればと思っています。
参考になれば幸いです。
私がexcelを好んで使う訳
私は少しくらいの文書ならばwordよりexcelを好んで使います。
なぜ？と問われれば、文書を入力していて段落（インデント）が勝手に下がったり、勝手に連続数字が入ったり・・・
wordを使い始めにそういったことが多発したため、wordに苦手意識が出てしまいました。
その苦手意識に拍車をかけたのが表入りのword文書です。
wordの表を直すのは、当時操作をあまり知らない私には手間で仕方なかったのです。
そんな時に、『じゃあexcelでやってみたら』と教えてもらいました。
それからExcelを使うように徐々になったのですが、少しずつ便利さを感じるようになり、今では好んでexcelを使っています。
excelでできること
特にexcelでできる基本は何でしょうか
excelが最も得意とするのは当たり前ですが表計算です。
金銭の関わる出納帳は最初に設定をしておけば自動計算をしてくれます。
今は専用ソフト使って行っている人がほとんどでしょうが、excelだけでも十分作れます。
名簿の作成なども得意です。
そして、一度名簿を作っておけば差し込み印刷で宛名作成はお手の物ですし、wordと連結させた文書を作成することもできます。
図入り文書はWordに表を張り付けるよりexcelで作成した方が便利です。
見積や報告のしなければいけないビジネス文書です。
そして、excelはsheetでそれぞれのワークシートを管理できるので、案件ごとに一括して管理できます。
excelが苦手だったころ
実は私にもexcelが苦手だったころがあります。
表計算以前の問題です。
ページ感覚のないExcelに苦労したのです。
当時の私は必ず入力したものを出力していました。
そう、wordと違い、入力中、気を付けなければページを超えてどんどん進んでいくため、印刷するとページ感覚のないまま何枚にもわたって出力されてしまうということが悩みの種でした。
細かく区切られたセルという存在も悩みの種でした。
セルの中で文字を入力確定した後の訂正が思うようにならなかったのもあります。
エクセルの最初の躓き
excelは使いこなせば便利なものです。
表計算をする上でページ感覚がないも同然なのは逆に便利です。
でも、もし出力を想定して作成するならば１ページに収まるかどうかを考えて作っていかないと、直すのが大変です。
ページを確認しながら作業
excelはwordのようにページの全体像が見えません。
ですので私は作業の最初にページ目安を表示させています。
excelは、一文字でも入力すると作業後のページ設定の目安の区切りが表示されます。
”表示”タブ → 標準を一度外してページレイアウトにクリック、その後再度”標準”をクリックする。
Excelは実際のページと関係なく、一行に入力したいだけ入力できてしまうため、ページを意識するためにもこの目安線を毎回表示させておくと便利です。
セルの移動
ワークシート上の入力は何もしなければ上→下に動いていきます。
私は右に移動させたいので、上図のように方向を”右”にする設定をしています。
ただし、共有PCの場合は設定を変えることはおすすめしませんので、方向は”下”としておくのが無難です。
変更するのはあくまで自分専用PCがある場合に限ります。
もし、設定を変えずに左から右へ入力したい場合は、Tabを使うといいでしょう。
Tabの動きは横方向です。
範囲設定してセルを移動
上図はセルの移動についての図です。
移動方向は右移動にしています。
通常、セル移動は６列目のように延々と行替えせず同方向に動いていきます。
ですので、７列目を入力する際は”７A”にカーソルを合わせクリックします。
多くの入力を一気に行う場合、私はセルの範囲指定をして入力を始めます。
そうすることで、いちいちA列に戻る度にクリックする必要がなくなるのです。
（これは上から下への動きでも同じです。）
ただし、上図のオレンジの部分を見てもらうとわかるように、カーソルの位置で範囲中のどのあたりを入力しているのかわかりづらい難点はあります。
また、入力ミスの際は範囲指定が消える可能性があります。
私は、範囲指定しながらセルに数字を打ち込むことが多いのですが、ミス入力をした場合、逆タブで範囲指定を崩さずセルを戻って入力をし直しています。
逆タブ：ctrl＋Tab（”左←右”に動きます。）
セル内での文字の訂正
セルの入力後に訂正をする場合、Enter後は戻って入力の一部を訂正しようとしても文字が削除されてしまいますよね。
セル内の文字全部を消したい場合はいいのですが、一部だけ直したい時は焦ります。
直したいセルにカーソルを合わせダブルクリックして、削除されないようにしてから訂正すている方が多いのではないでしょうか？
私はあまりマウス操作が得意でないため、直後でしたら逆タブを押して戻り、”F2”キーを押しています。
そうすることで、該当セルの最後尾にカーソルをもっていくことができるのです。
そのあとはbackspaceも矢印キーも効きますので、全部消えてしまうようなことは避けられます。
ワークシート上の複数の列、ないし行について幅を統一する
同じ幅にしたい列、行を選択する（例：上図の場合はC,E,F,G）
幅調整のマークが画面上に出てきたら、以下のようにドラッグします。
並び列どおしなら、ドラッグ → （例） 上図 E、F、G
行や列が離れている時は、ctrlを押しながらクリック → （例） ctrl＋C
上の〇の範囲選択のどこかの行・列の間にカーソルを合わせて右クリック
目的の幅になるまでドラッグする
これで複数の行や列の幅を一度に同じ幅で統一できます。
セルの幅を自動調整
セルに数値や文字を入力した場合、その長短によって枠から外れてしまうものがありますよね。
複数の入力をした後、自動調整でベストな幅に設定したい場合も、上図の〇のように行・列の間にカーソルを合わせ、ダブルクリックをするとよいです。
セルの結合について
excelにはセルが並んでいますので、そのセルの複数列、あるいは複数行を範囲選択して結合することができます。
でも、セルの結合は、すでに入力した文字が消えてしまったり、いくつかの機能が使えなくなったり、修正が難しくなりますので、注意が必要です。
後々の事を考えて、結合するときは複雑にしないようにするといいでしょう。
ただ、私はwordよりexcelを多く使っていましたので、少しくらいの箇条書きの文面であればexcelを使っていました。
少し長めの文字を入力する際にセルを結合していたのです。
その際にはセル内を次のように設定していました。
セルの書式設定
少しの文書を入れ込む際には、セルの書式設定で設定を変えておきましょう。
- 文書の折り返しをすること
- 左詰め（インデント）に設定しておく セル内で書き出しの頭が揃います。
途中、行を変えたくなったら ”Alt＋Enter” をクリックすることで行を変えることができます。
注：セルを結合して文字を入力する際は、画面で見られる文字範囲が実際の範囲と違って、画面から外れることがありますので、その都度印刷プレビューで確認し他方が良いです。
sheetを使って複数のworksheetを管理
excelはワークシートを一度に複数作成できるようになっています。
複数のworksheetを最終的にbookとして保存できます。
案件ごと、年度ごとに保管が可能なexcelの機能はwordにはないものです。
wordでしたら一度に何件も開かないとわからないものが、excelでは一度に見ることができるということです。
excelで作業する際には、今後worksheetが複数になることを見越して、sheetごとに必ず名前を付けることをお勧めします。
今回は私がexcelの初心者だった頃、何に躓いていたのか思い出しながら、この操作知ってからexcelに抵抗なくなったなというところまでの話でした。
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