PC内の資料整理（ファイリング）
紙ファイルとはここが違う
パソコンの整理整頓やファイリング苦手だわ～と思う方は意外と多いと思います。
基本は紙での保管文書と同じことをすればいいわけですが。
ただ、紙はどれだけの書類があってどれが必要か必要でないか、はっきり目視で確認できます。
共有のファイルは棚に、個人用のファイルは自分の机の中と、それぞれ全く違う場所に保管されています。
共有文書のファイリングの方法や決め事は、先輩から後輩に引き継がれていきます。
ですので、ファイリングするときは共有文書に集中して、その方法に沿って行えばいいのです。
パソコンは一つの空間に無数の情報（データや文書）を保管できます。
スペース的には小さいですが、とても膨大な情報です。
職場では、そんなパソコンを複数台使っていることでしょう。
複数のパソコンはネット管理され、共有文書をどのパソコンからでも見られるようになっていたりします。
私たち事務員は、その内、主に使っているパソコンで普段仕事をしています。
そして共有資料などを保管するのと同時に、同じパソコン内に自分用の資料や作成中の文書も保存することも多いのではないでしょうか。
PCでのファイリングに注意すること
紙の資料は共有物と個人使用のものが全く違うところに保存していたのに、パソコンでの作業では同じ机の中に混在して存在しているのです。
しかも、共有文書も個人ファイルも未整理のまま保存されている、考えただけで恐ろしいです。
いっぱい詰め込んでも、膨大なデータ量を保存できるパソコンはびくともしないでしょう。
もし、その職場や部署を変わることになったら、不要ファイルが残っていたら周りの人が困ります。
文書を作ったそのすぐあと、最初の保存からファイリングを意識していく必要があるのは当然のことになります。
PCでの保存 より意識的に行う
PCでのファイリングも同じで、決め事に沿ってファイルを保存していけばいいのですが・・・
必要なくなった文書を捨て、作成文書に名前を付け、保存先を決め、フォルダを作成、そこに保存していく。
その順番とはパソコン際は少し違いように思います。
PC内〜文書がどこにあるのか解らない！の事態に
PC内には紙媒体とは比較にならないほどの文書やデータが存在します。
加えて、保存されているものはwordやexcelといったわかりやすい文書や資料だけではありません。
ファイリング名をきちんとつけて最初からしっかり保存をしておかないと、どんどん保存できてしまい、いざ保管した文書を探そうにもどこにあるかわからなくなるのです。
時間をかけて見つかればいいですが、最悪の場合は大切な文書が行方不明という事態になってしまいます。
保存しておくべき重要な文書を、乱雑なあまりに思わず捨ててしまったなんてことも起こります。
逆に、捨てる予定の文書が行方不明になったまま、PC内に残り続けることもあるかもしれません。
デスクトップは便利だが
パソコン内のデスクトップは非常に便利です。
よく使うフォルダを置いておいたり、今進行中の文書を直貼りして、保存文書をする取り出せる状態にしておくことができます。
ただ、デスクトップは（自分の）机と同じです。
ここにいろいろなものを張り付けておくと、多くなりすぎて作業効率はぐんと下がります。
それにデスクトップを多く利用すればするほど、フォルダ管理がいい加減になってきます。
なにせすぐに取り出せるのですから、保管先を気にすることもなくなってしまうのです。
ですので、デスクトップ（机の上）は、すぐにものが取り出し作業に移ることができるるように整理をしておく必要があります。
”ひとまず保存”はやめましょう
文書を保存する際、よくやってしまうことに、”ひとまず保存”をしてしまうことがあるのではないでしょうか
文書を、適当に名前を付けてデスクトップやどこかわからない場所（最初に表示された保存先）に保存してしまう。
私はよくやっていました。
急いで保存しようとするため、保存先がいつもと違うところを差していることを気にせず保存して、後からどこだ〜と探してしまう事態に陥るのです。
では、デスクトップに保存でいいや〜としましたが…
後で整理すればいいやなどと思っても、デスクトップ上に沢山ファイルができてしまって、そのまま放置。
その書類は二度と整理されないで放っておかれる可能性は大になります。
ですので、デスクトップに必要以上のフォルダを置いておいたり、文書そのものを直置きするのはおすすめしません。
あくまで文書をデスクトップ上に直置きしないようにし、デスクトップに置く場合フォルダは最低限のものを置くのみ（ショートカットにして置いておくのも手です）にしておきましょう。
そして、名前をつけて保存する場合は保存先は絶対指定しましょう。
ドキュメントを利用する
どこに保存？ 基本的にはドキュメントに保存
ではどこに保存するのか？
保存場所として多くの方が使っている保存場所は”ドキュメント”というフォルダです。
”ドキュメント”って何を指すの？
PCを使い始めの頃、全く意味が解らないまま始めた私は、なぜたくさんある中からなぜ”ドキュメント”に保存するのかわかりませんでした。
本当にここに保存していいの？～と不安に思いながら保存作業をしていました。
ドキュメントは、書類や資料、記録（物）などを記録する場所としてPC内に用意されているフォルダです。
ですので、遠慮なく文書保存にこのドキュメントを使っていいのです。
パソコン上の不要ファイルを捨てる
パソコンのファイル整理、仕事を効率的に行うにはしっかりとしていきたいものですが、保存の仕方がいまいちわからままにたくさん保存、保管している人はいませんか？
いずれは捨てるつもりの一時保存ですが、何を捨てていいのか、捨てるべき資料が何なのか自体、わからなくなることもしばしばおこります。
ですので、いらない文書を見つけたら整理していく必要があります。
ファイリングの基本はまず捨てること、これは紙媒体の保存もパソコンの保存も同じです。
ですので、パソコン内の文書を捨てる場合は、一見して明らかに不要な資料や文書をまず捨てましょう。
判断に迷うものは、ファイリングする過程で、一度臨時に捨てる予定のファイルを作っておき、いらないとはっきり確認できたら捨てるようにしましょう。
捨てるべき文書か否かは、内容や更新日付、作成日付を参考確認しながら、途中途中でゴミ箱に捨てていくのがベストだと思います。
ファイル整理 保存場所を決め、フォルダーを作る
カテゴリは3つ以内に収め、臨時フォルダを作る
まず、ドキュメント内に大分類カテゴリを決めたフォルダを置き、その中に小分類のカテゴリのフォルダを置く。
大半はカテゴリ分類は大小の２つ、増やしても大中小の３つのカテゴリ分類に収めます。
カテゴリは、これ以上に増やしたら目的の文書に行き着くまでに何回も開く作業をしなければならず、非常に不便を感じますので２つ最低でも３つに収めましょう。
逆に大分類と小分類はあるけれど、大分類の中に無数に通常の文書を保存していたという職場にいたことがありますが、これも大変使いずらいものでした。
検索で探すにしても、フォルダ毎に検索しますので、違うフォルダを探し回っていたということも多々起こりました。
作成した書類は、大カテゴリにファイルをただ保存していくのではなく、中や小のカテゴリに保存していくようにしましょう。
そして、カテゴリに悩むときのため一時保管フォルダを作って、定期的に見直すことをお勧めします。
カテゴリの名前には、後々検索や見直しがしやすいように年度や日付などを付けられる場合は名前に付属して書いておきます。
日付については、PCファイルの詳細欄に日付が載ってきますが、ファイルを更新したときの日付になるので、閲覧ごとに変更してしまいます。
ですので、保存時にはファイルの文書名と一緒に日付をつけておきましょう。
日時で区分けできないもの
また、年度や日付で区分できないものはフォルダに番号を振ってファイル管理しましょう。
必要ならば、フォルダ名一覧をwordやexcelで作って確認できるようにしておくのもおすすめです。
私はPCで見る作業がつらいこともあり、この一覧を印刷してPCの横に立てていたことがあります。
PCのドキュメントの中は多分共有フォルダが基本となるのではないでしょうか。
その中に、もし個人の一時保管として保管したいときは、大分類に自分の名前を付けておくといいでしょう。
文書保存するときの注意
文書を保存するときは『名前を付けて保存』から保存します。
上記の画面が名前を付けて保存の画面です。
〇丸を付けたところにあるように、保存先が違っていないかは気にしておいた方がいいです。
〇丸は拡張子で、保存文書の形式によって変わってきます。
拡張子が保存の時に抜けてしまったら、その文書は２度と開かなくなってしまうことは覚えておきましょう。
ただ、保存の時にわざと違う拡張子に変えない限り無効にならないので、ファイルに名前を付ける段階で消えていても大きな問題にはなりません。
”名前を付けて保存” したのに見つけられない！
文書名を付ける時は、見つけやすいように名前を付けますが、それでも見つけにくい時があります。
例えば、せっかく『名前を付けて保存』を操作しているのに、あえて名前を付けずにおくと文書の最初の語句が文書名になってしまいます。
例えば、手紙文ですと、” 御中”としてあると、”御中docx”になってしまいます。
それがネックで後々探すことになってしまう可能性も大きいです。
保存の際には皆がわかるような文書名を
文書を保存するときは、検索する可能性も踏まえて、だれでもわかるように文書名を登録・保存することをお勧めします。
例えば パーソナルコンピューター ですが、PCやパソコンと置き換えても伝わります。
文書の最初の表題として 『パーソナルコンピューター 納品一覧』 など書いてある文書だとします。
あえてなにも入力せずに『名前を付けて保存』を押すと、その”パーソナルコンピューター・・・” が最初に出てきて、文書名として保存されるわけです。
普段から皆が”パソコン”という表現をしていて、保存にも”パソコン”と使うとして、文書を探そうと検索してもパーソナルコンピューターとは利害ますので、何もヒットしないということが起こります。
まだコンピューターは使用文字も違いますが、ほんの一語検索の語句が違う、抜けているだけで文書を見つけることができなくなる可能性もあります。
私は何度もこのことをしでかしましたし、共有フォルダ内では他の人が作った文書も同じで、表題がそのまま名前になっている文書はよく探しまくりました。
小さなことですが、文書名を保存するときは名称を文書をそのまま保存せず、その都度ルールに沿って名前を付け直すことをお勧めします。
コンピューターは便利です。
場所も取りませんし、書類の管理がしっかりできれば、業務の効率化にとても役立ちます。
ただ、人によって若干の得手不得手があります。
不得手の事務員にとって最後の最後に保存をするとき、保存先や保存名に注意がいかなくなることはよくあるのではないでしょうか？
文書作成の後、保存までは注意を怠らないようにしましょう。
保存までしっかりできたら、その後の作業もスムースに行うことができるでしょう。
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