Excel画面の名称と役割
Excelの操作中、わからないことが出て、ネットで調べようにも何と聞いていいかわからないということはありませんか？
私はよくありました。
実はいまだにあまり画面の中にあるものの名称がわからない。
でも、ショートカットは使えるし、入力や表計算、操作はできているので今までは問題なかったのです。
で入力しているとあることに気がつきます。
入力やクリックをすると、上の方で何かが動く？！
これは何？
そもそもセル以外にも意味の解らないものが・・・ボタンやリボンは理解できるようになっても、ほかにどんな機能があり、役割はどういうものがあるのか？
コピーやカットなど範囲設定したときや関数を使っているときに、設定の解除が上手くいかずセルに入力できなくなったり、セルとは別の数式バーの表示が入力した文字や数字とは違うものが表示されていたり・・・何か関係してそういった表示になるのか私にはさっぱりわかりませんでした。
Ｅｘｃｅｌ上段
まずは左上に出てくるボタンです。
これはExcelだけでなく、Word、PowerPointにも出てきます。
Officeボタンについて
＜Officeボタン＞
オフィスボタンは下記のように新規作成から文書の呼び出し、Excel画面の終了まで、様々な作業ができるようになっています。
そしてこれはExcelに限らず、WordやpowerPointにもついている機能です。
このOfficeボタンをクリックしてみます。
下図（左）のようなものが表示されます。
メニューボタンです。
新規作成から保存印刷の他にメール送信などもこのタブで行えるということがわかります。
その右を見てみると最近表示した履歴も表示されています。
そしてこのメニューにはExcelオプションがあります。
〇 の箇所をクリックすることで操作できます。
オプションでは細かな入力上の基本設定から詳細設定、文書校正、オプション設定など・・・変更が可能になります。
enterでセルの移動方向を変えたいときや、この後説明するタブやリボンの配置を変えることもこのオプションで可能です。
ではいよいよexcelの画面です。
上記図表より
①＜クイックアクセスツールバー＞
普段使いしているものを置いておくところです。
クイックアクセスツールバーに出し入れできるようにするには2操作する必要があります。
入り口はオプションのユーザー設定です。
１、まずは使う可能性のあるものをより出す作業をします。
上図左がその操作にあたります。
印刷や保存など、行ってほしい操作を選ぶのですが、まずは多くのコマンドの中から使う可能性のあるものを選びます（左図）。
必要なアイコンを選択し、”追加”をクリックすれば、右側にも表示されます（必要なくなったら”削除”することで元に戻せます）。
２、次にその選んだ中からよく使うアイコンをExcelの上部、クイックアクセスツールバーに表示させる作業をします。
クイックアクセスツールバーの一番右側 
マークをクリックします。
クリックするとクイックアクセスツールバーにアイコンが追加されます。
上図右のオレンジでレ点チェックされているものがすぐに使えるツールでアイコンが表示されているのです。
②＜タブ＞
ホーム、挿入、ページレイアウト、数式、データ、校閲、表示 の各タブが用意されています。
一番最初のホームをとって＜ホームタブ＞という表現も使います。
Wordにも同じようにタブがありますが、Excelには数式、データの各タブがあるのが違いですね。
また、操作の過程でホームタブに突然表示されるタブをコンテキストツールといい、その中には図形を描いた時に出る描画ツールなどがあります。
③＜リボン＞
それぞれのタブは入り口で、そこをクリックすることによって必要な操作が可能となる＜リボン＞が表に現れます。
このリボンで初めて実際にできることが細かくが表示され、操作可能になります。
よく使うタブ・リボンはホームタブや挿入タブです。
タブをクリックすることで、リボンは表示されますので、何がしたいか大体のところはわかるのですが、通常使う物は大体の位置を理解しておくといいでしょう。
④＜名前ボックス＞
名前ボックスは、基本的に作業中のセルの場所を表示しています。
セルとはこのExcelの一つ一つのマスのことです。
セルは縦横の行列番号の合流地点がセル番地として特定されます。
そのセル番地は数字とアルファベットで表現されます。
例えば”A１”とあれば、Worksheet上、一番上の最初のセルを指しています。
名前ボックスは一つのセルだけでなく複数のセルを一括りとして範囲選択し、その部分に特定の名前を付けておくこともできます。
下記のような場合です。
総務省の令和３年社会生活基本調査結果の一部
※上記ランキングの表は総務省の令和3年の社会生活基本調査をお借りしました。（ttps://www.stat.go.jp/data/shakai/2021/rank/index.html）
名前ボックスは名前を付けておくことで、検索するとすぐにそこに飛んでくれるなど、後々作業をする上で便利です。
この名前ボックス、もっと複雑な事もできるのですが、上図のような作業については簡単にできますので、表を作る時などに使ってみてください。
⑤＜関数ボタンと数式バー＞
”fx”は関数ボタンになります。
各セルに数式を埋め込むとき、このfxをクリックすることで関数を挿入することができます。
その関数ボタンの横にあるのが数式バーで、通常の入力時は文字が表示されますが、関数が挿入されているときなど、その関数名と数式が表示されています。
Excel画面の最下段
ここからはＥｘｃｅｌの下段部分に移ります。
worksheet
左下の 〇 はそれぞれのWorksheetを示しています。
worksheetはセルの集合体です。
一つのExcel上でworksheetの数はいくつでも増やすことができますので、毎月のデータを各sheetに保存したり、同一案件の種類別文書をsheet毎に保存したりすることが得意です。
この見本のsheetには名前が付されていませんので、それぞれ”Sheet１”～”Sheet３”となっていますが、複数のsheetを作る前提で、作成したWorksheetには前もって名前を付けておくのがいいでしょう。
画面スクロールバー
Excel画面右下のスクロールバーは上下左右のworksheetの全体像が見えない時に出てきます。
Excelにはぺージ観念がないのでしょう、気にせず作成していると無限に横にも縦にも伸びていきます。
縦はキーボードのPegeUp，PegeDnで操作可能ですが、左右は操作がしづらいものです。
そんなときはこのスクロールバーを操作するといいでしょう。
Excelにはページ概念がない
私は、Excelにはページ概念がないと思っています。
Word文書のタブやリボンよりはるかに複雑に見えますが、ページ概念がないことで多くの作業が一枚の中で収めることができるのも確かです。
ただ、その一枚が以上に長くなることで見づらくなるもの。
Excelに苦手意識を持つ原因ではないでしょうか？
Excel画面が広がってしまったら
Excelの画面の列・行が増えてしまったら、画面の非表示・再表示を使ってみてください。
またウインドウ枠の固定など、移動してもらっては困る行や列を固定しておくこともできます。
目次項目などは固定し、スクロールしても常に画面に表示されている状態にしておくとよいでしょう。
これらはExcel初心者でも直ぐに操作でき、すぐに使えるようになります。
そこまでできればExcelに抵抗も少なくなります。
Excelあるある・・・
今回Excelの画面の内、事務員として特に知っておくと便利と感じたものを描きだしてみました。
操作がわからない時などはタブやリボンをじっくり見てみてください。
調べたいときは、どこの何がわからないか名称を知っておくと文書だけの回答だったとしてもわかりやすいです。
是非楽しんでExcelを操作してみてください。
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