ショートカットとは
ショートカットが作業効率を上げる
作業効率を上げるにはタッチタッピングができるだけでは効率的にはベストではありません。
その入力の助けの一助となるものにショートカットがあります。
事務員のほとんどは、業務をする上で自然と習得し、使いこなしているショートカットも多いのでですが、特に意識して使っている事務員はそんなに多くないかもしれません。
ショートカットとは何をさすものなのか？
知らずにいるとショートカットには多くの恩恵があることを知らずに終わってしまいます。
ショートカットの意味を知ることで、より多くのキーを使えるきっかけになり、作業効率を上げる結果を生み出すかもしれません。
ショートカットとは
ショートカットは、マウスを駆使してコピーしたり張り付けたり、そういった工程の一部を短縮してくれる近道のようです。
でも、ショートカットという言葉を聞いただけで、何だろうと思っている方もいるのではないでしょうか？
ショートカットの中には無意識に使っているものも少なくないのですが、その代表格が
”Alt+Ctrl＋Delete”
ではないでしょうか？
そうです。
PCの起動時、あるいはフリーズした際などの強制終了時に使うキーです。
私は、PC上の約束事とは思っていましたが、このキーがショートカットというものと意識したことはありませんでした。
マウスの苦手な私
私はマウス操作が苦手です。
マウスは微調整が要ります。
手に力が入って思ったところにクリックできない！
マウスを使わなくていいものならば使いたくないのが本音です。
ショートカットを使いこなすとマウスを使う頻度が格段に下がります。
キーボード操作 → マウス操作 → キーボード操作 ・・・
私には大変面倒な作業でした。
マウスを使うと一度画面から目を離すので、案外ミス入力もしてしまいました。
ですので、マウスをあまり使わなくていいといいのは大変ありがたいものです。
マウスは場所を特定するためにクリックするだけ、後はショートカットが使えれば使いたい。
マウス嫌いの私は無意識に使っていたのがショートカットでした。
ショートカットはExcelでより効果を発揮する
ショートカットはwordやほかのアプリなどでも使いますが、Excelの操作において特に便利です。
ショートカットは文字の大きさを調整したり下線を引いたりといった文章を作成するときに使うものから、数式に関わるもの、ファイルを呼び出し、名前を付け保存するなど様々な操作があります。
種類も操作も全部覚えきれないほどのものがあるのです。
ですのでそのショートカット、全部を覚える必要はありませんが、必要なもの、よく使うものを覚えておくと大変便利で、PC業務がはかどる事でしょう。
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ショートカットにはどんなものがある？
ショートカットと一言で言われますが、いくつかのやり方があります。
ワンクリックで目的を果たせるもの、ShiftやCtrlと文字キーを同時にクリックすることでできる操作などやり方も様々です。
その中で実際によく使われるショートカットにはどんなものがあるか？
今回はショートカットの中でも特にファンクションキーで使えるショートカットについてみていきたいと思います。
ファンクションキー
ショートカットの中にはワンプッシュだけで目的を果たせるものがあります。
その代表格がファンクションキーです。
キーボードの一番上の列、Esc, F１～Ｆ１２ がファンクションキーです。
一回ボタンを押すだけなので簡単に覚えられますし、よく使うショートカットばかりが並んでいますので、ファンクションキーは大変便利なものです。
今までファンクションキーを意識したことのない方も是非使っててみてください。
そのファンクションキー特に使うものをピックUPしました。
ファンクションにはF１～F１２までとEscの13種類のキーがあります。
以下にそれぞれのFキーの使い方を書き出しておきますので、どういった操作ができるか参考にしてみてください。
Ｆ１ ： ヘルプを表示します
Ｆ２ ： セルの最後にカーソルを合わせてくれます
Ｆ３ ： 検索（ファイルorフォルダの検索）
Ｆ４ ： 印刷画面が表示されます（印刷できます）
Ｆ５ ： 検索と置き換えの操作ができます
Ｆ６ ： ひらがなに変換します
Ｆ７ ： 全角カタカナに変換します
Ｆ８ ： 半角カタカナに変換します
Ｆ９ ： 全角英数に変換します（大文字・小文字変換していきます）
Ｆ１０： 半角英数に変換します（大文字・小文字変換していきます）
Ｆ１１： 全画面表示 or Excelにおけるグラフ自動作成
Ｆ１２： 名前を付けて保存
Excelを使うとＦ２キーはとてもよく使います。
セル内の文字、入力した後、訂正しようとするとセルの中全部消えてしまいます。
戻るキーで戻って → 数式バーの文字にカーソル合わせて → 修正
倒ですし、効率も悪い！
それらすべて、F2キーで解決します。
Ｆ３キーは検索ですが、worksheet内の検索ではありません。
エクスプローラー内のファイルやフォルダを開いた状態で使います。
エクスプローラー内でＦ３キーを押します。
→ エクスプローラー右上の”クイックアクセスの検索”にカーソルが合います。
F7～Ｆ１０キーは変換の時に大活躍します。
特に英数は大変重宝しています。
私は入力時日本語で書いてある時はスムースに入力できるのですが、
たとえ日本語だろうとローマ字を頭に浮かべて入力すると全く入力できない
ですので、英語などもってのほかです。
ただの”Word”や”Excel”もキーボードとにらめっこの私
Ｆ９、Ｆ１０は最も頻繁に使うキーなのです。
但し、英語が当たり前に使える方などはこのキーは不要ですね。
文字化けしたような状態からの変換になるのですから・・・
一時的にとはいえキーボードとにらめっこだから使えるキーです。
Ｆ１１キーは画面を最大限に大きくしてたいときに使います。
今、私はこの記事をwordpressで作業しているわけですが、F11ファンクションキーを使うことで作業タスクやタブが一時的に画面から消え、広く使えるようになりました。
戻すときは再度F11を押せば戻ります。
ただし、Excelの画面を開いているとき、F11キーはグラフツールが表示されます。
Excelで表計算をしている場合は自動で棒線グラフが表示されていきます。
一瞬で表をグラフにしたいときはF11と覚えておくといいでしょう。
文書を作成したら最後にF12キーを押しましょう。
名前を付けて保存する画面がF12を押すだけで画面の表に表示されます。
本当に簡単に保存できます。
名前を付けて保存することはとても大切なことなので、このキーは覚えておいて普段から使うようにすると大変重宝します。
最後にESCキーについてです
ファンクションキーについて説明しているブログ、ESCについては書いてないものが多いのですが、こちらもショートカットと思っていいでしょう。
Excelで関数を使っているときに数式が上手く終わってくれない時があります。
数式が正しいか、どこの数字を拾っているかを確認しようと数式バーを見ているときなど、終わらせようとしても終われなくなることがあります。
数式の作業をやめてほかの作業に移りたいときESCキーを押しています。
数式作業だけでなく、コピーや切抜き、範囲選択が解除されず困ったときなどもESCキーで解除でしますので、やってみてください。
興味のある方は参考にしてみてください。
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