悩みながら３０数年～事務職を長く続けるために私が気を付けてきたこと

社会人1年目

私が就職した時代はバブルのはじける前、就職活動は企業求人の多い状況で、空前の売り手市場でした。

同窓生や友人の多くは華々しい職場、特に銀行や証券会社に就職した仲間が多くいた時代でもあります。

頑張れば少し背伸びした企業への就職が可能だったのです。

友人の中には、女性でも初年度から出張があるような仕事をしている友人もいました。

なんと、朝出勤したらその日の出張を伝えられて、簡易出張グッズを駅で買い、そのまま電車に飛び乗るなんてこともあったようです。

現在のように女性が活躍する時代でも、初年度からなんてありえないような話ではないでしょうか。

また、私たちが社会人として歩み始めた時代は、多くの女性に対して”総合職”という言葉が聞かれるようになった最初だと思います。

管理職として期待された入社、部署は流動的、転勤や出張もありの社員です。

ただ、時代はバブル、女性が総合職にというのは、過ぎ去ってみると、中身のあまりないデコレーションのような言葉だったと思えます。

私の友人は一般職での就職でしたが、出張出張～そんな状況でとても悩んでいたようでした。

何年か経ち、時代はバブル崩壊に。

証券や銀行に就職し社会に飛び出して行った多くの仲間たちは、今度は本当にやりたいことを目指して転職していった人も多かったように思います。

そんな世相とは全く関係なく、私の社会人1年目は始まったのです。

後ろ向きのまま就職した

私はといえば、そんな仲間たちがうらやましかった。

自分の体力に極端に自信なく、夢や希望はあれど挑戦することに憶していた。

何せ、当時は体力なくまともに歩けない、不定愁訴のオンパレードの私でした。

学生時代、通学片道1時間が苦痛で仕方がなかった。

そんな私は、『試験結果=自分の評価』　と心のどこかで思っていました。

試されるのが怖くて就職試験を経ずの就職をしました。

結局、学生時代のアルバイトからそのまま個人事務所への就職を選んだのです。

思い切り後ろ向きな、できないの数を数えるようなことをしていた引き算就職でした。

事務員として向いているかいないか悩んでいた

あまり考えず無難なところに就職した私でしたが、事務をするには私は大雑把な性格でし た。

 

事務職が向いている人は次のような人ではないでしょうか。

• 普段からルーティン作業が板についている
• 整理整頓が上手い
• 細やかな気配りができる
• コミュニケーションが上手い
• 計画を立て実行することが好き
• コツコツと努力をすることが好き
• 仕事が丁寧
• 人のサポートや後援作業が好き
• 机に向かっている時間が苦にならない

 

私はといえば、ルーティーン作業は普段から苦手で、いつも思い立ったら的な行動をしますし、日常生活においても整理整頓は苦手。

気配りは空回りし、コミュニケーションは苦手ではないですが上手いとは言い難い。

丁寧な仕事を心がけるとどんどん時間が食い込んで終わらなくなってしまう。

そんなこんなで、私なんて向いていないと実感する毎日が続きます。

ただ、性格的に、前面に出てバリバリやりたいわけではなく、どちらかというと縁の下の力持ち的なことを好んでいるので、事務職として人のサポートをすることは好きで、机に向かっていることも好きでした。

 

苦手は克服できる

30年以上を事務員として過ごしてきて思うことは、苦手は克服できるということです。

私のように大雑把だから～性格的に事務が向かないかも～というのは、事務だけでなく、生活全般に影響することですが、事務員として仕事をする上で修正されていきます。

整理整頓やルーティン、コミュニケーション力は、仕事をする上で否が応でも体にしみついていくものです。

職場だけでなく、日常の生活から気を付けることでもそれらの能力は磨かれます。

事務員としての能力の高さは生活力にもつながるもの。

相乗効果で生活を豊かにしてくれるのではないでしょうか。

向いていないかも～ただ自信がないだけ

もし、事務に向いていないかもと思うことがあれば、一番の理由は、案外自分に自信がなくなっているだけかも知れません。

最初は何ができるのかわからない、できることが少なくて自信が出ないという状況になりますよね。

私はそんな時私は事務員に向いていない～と心で叫んでしまいました。

何ができるかできないか？まずはそれを知ることから。

できないことを数えるだけではなく、できるようになったことに意識を向けるようにするといいですね。

一つ一つの仕事をこなしていくと自信はついていきます。

向いていないという気持ちは時々おこりますが、その気持ちにクローズアップすることはなくなりました。

 

見直しと修正

整理整頓とルーティン作業を見直す

私は、事務職はすべてがルーティン作業とは思っていません。

事務員として働いてきましたが、意外とそのルーティンに沿って動ける日というのは少なかったように思います。

イレギュラーな仕事がどんどん入ってくる、仕事の優先順位が途中で判らなくなる、そんな状況に置かれることは多々あります。

そこでルーティンと整理整頓が重要になってきます。

 

忙しくなったときに、どれだけいつも通りの作業が終わっているか、終わっていなくても見通せる状態になっているかによって、冷静に次の仕事をすることが可能だからです。

書類の整理整頓が済んでいる書類棚はすぐに資料を出し入れできるでしょう。

机の引き出しのどこに何を置いているか、いつも決めている事務員は手を伸ばすだけでいいのです。

途中までの書類はどこまでできていて、報告するばかりか？　あるいは自分で最後までこなせる量か？　

他の人に引き継ぎで頼めるものか？その状態になっているか？

朝の簡単な清掃から始まって、雑用などはすぐに済ませておく。

暇な時間には自分の机の周りを整理整頓しておく。

更には時間のある時は自分管理のPCや書類の整理整頓を済ませて、なにがどこにあるのか把握しておくことで、ある程度は落ち着いて作業できます。

ルーティンと普段からの整理整頓が身に就いている事務員は、こういった事態になっても一瞬で物事を判断し、あまり動じることはありません。

できる仕事とできない仕事を知っておく

仕事には自分でできる仕事とできない仕事が当然出てきます。

理由は２つ

１、能力的、知識的に業務ができないこと

これは当然ですね、背伸びせず『できないです』と言うのもひとつの能力だと思います。

一つの仕事でもここまではできる、ここからはできないと言うのもあるでしょう。

そういったことも『ここからは私ではできないです』と伝えましょう。

そしてその『できないです』は、きっと今後のスキルUPの糧になります。

 

２、役割、立場的にできないこと（やってはいけないこと）

これは最近特に多いのではないでしょうか？

どの業種も仕事が細分化、専門的になってきて、情報の管理なども関係するからでしょうか、最近はできるけれども”やってはいけない”事が増えてきたと感じます。

 

事務で大切なこと、いえ仕事で大切な基本の”報・連・相”

言わずもがなですね・・・報連相

報告、連絡、相談のことです。

仕事は一人ではできません。

必ず職場チームや仲間、その他大勢の関係者、お客様がいますので、この言葉は耳にタコなほど聞かされた言葉ですが、伝えることをしっかり伝え、しっかり聞いておく。

わからないないものはそのままにしないことです。

報連相をおろそかにするとトラブルのもとになりますので、普段から気を付けておきましょう。

 

就業時間を守ることと、急な休みや時間的なことは直属に連絡

就業時間を守ることは絶対なのですが、もし急な休みや遅刻希望があれば職場に連絡しますよね。

私は、大勢の中で働いていたときに、誰に連絡をすればよいかわからないところがありました。

どうしても数日にわたって遅刻する必要があった時など、連絡を何処にすべきか悩みました。

 

上司に言っていてもそこから伝わっていなかったからです。

 

実はメモにも残していたのですが、人それぞれの解釈があり・・・

最終的には直属の上司に連絡すればいいということに落ち着きました。

 

こういったことは一時的にせよ人間関係に響きますし、自信の喪失にもなります。

もし、上司から伝わっていなかったら、まあ、上司の責任ということで・・・私の場合はそう結論しました。

職場によってことなってきますので、どこにどの方法で連絡すべきか、最初に確認しておくのがベストでしょう。

 

 

最後に

成功ノートをつける

私の仕事人生の中心は、事務仕事でした。

体力なく、自信なく、引き算就職の割に何とか頑張ってこれたのは、事務仕事が好きということもありますが、自分に修正を重ねながら、仕事を取ったら何がのこる？という思いからでした。

まあ、事務しかなかったんですが、できる仕事が・・・

そんな私が最初の職場でつけていたノートがあります。

その名もズバリ　【失敗ノート】です。

でもこれ長く続けられなかったんです。

失敗を書くと、インプットしてしまうのか、まあ要するにその失敗を覚えてしまうんですね。

繰り返さないつもりで書いているのに【失敗ノート】

そこで

【成功ノート】～上手くいったことを書くノート～

を書き始めました。

意外と楽しいですよ、【成功ノート】

一日一日、今日これが新しくできるようになったとか、仕事で○○さんに認めてもらえた気がするとか・・・

仕事とは関係のない、弁当が美味しかったとか、人間関係が上手くいったなんてことまで書いたりしていました。

慌てる私は、ルーティンを心がけることと成功ノートが意外と効いたと思っています。