メモとノートは必須アイテム
仕事中、メモやノートをとることは作業をスムースに進めるためにも絶対必須。
書き留める行為は意外と記憶に残るものです。
そして、もし忘れたときも書き留めたことは思い出しやすくします。
メモやノートの取り方は、人の性格が面白いほど出ますよね！
そして書き方がしっくりこないとノートの中身が乱雑になってきます。
急いで書いたが故に自分の文字が読めない～。
メモにさらに重ね書きして意味がわからない～。
こんなことまで書かなくてもいいのに、何書いているんだ！
せっかく書いたのに、書き込んだノートにさらにメモ書きを重ね読みづらいものになっては意味をなさない。
ノートを最初から頁いっぱいに書くのはナンセンスですが、自分に合ったノートの取り方を見つけると、仕事効率はぐ～んと上がり、仕事効率にいい影響が出てきます。
今日は私が事務職としてやってきた中で、変わったメモの取り方を目にしたりやってみたことを書いてみます。
メモとノートどう違う？
メモは急な要件や伝言があった時など書き留めることに使われるものですね。
逆に簡単な伝言するときなどにも使います。
メモは一時的に書き留めておくツールです。
ノートは、比較的長い時間保管しておかなければいけないものです。
記憶しておかなければいけないこと、重要なことを書き留めておきます。
仕事中、書き留めておきたいことを一旦メモし、時間があるときにその中から記憶するべきものを抜粋、内容を整理し直し、ノートに書き留めたりもします。
ノートは、自分用にも職場内用にも主に覚えておかなければいけないことを書きますが、メモは必要なくなればシュレッダー直行です。
今回はノートの書き方について、今までに特徴あるノートの取り方をしている人が何人かいましたので、参考までに少し載せてみたいと思います。
変わったノートの取り方例
＜付箋ノート＞ メモそれともノート？
事務職の方でその都度、マニュアル変更や部内移動の可能性のある仕事をされていた方のノートの取り方です。
最初、それを見た時は、へ～綺麗だなと思ったものです。
ノート身開き両側に付箋が整然とビルの窓のように並んでいました。
付箋ノート
使うツールは、少し大きめの4角形の付箋と通常のA4ノートです。
記載することを大きめの付箋に一度書き、それをノートに貼りつける。
その繰り返しでした。
ノート自体には何も書かず、付箋紙をひたすら貼っていく感じです。
付箋と言えばメモ書きですが、彼女は付箋に必要事項を綺麗に書き、それをノートに貼って使っていました。
ノート１頁の全体の見た目は、パワーポイントーの1枚集約ぺージのようになっています。
今は変化が激しく、ノートした内容がすぐに違うやり方に変わっていく時代です。
それに、メモした内容に間違いがないか？ 内容的に追加メモが出ないか？ 内容が古く意味のないものになっていないか？
それらすべてにすぐに対応できるノートの取り方でもあるようです。
このノートの取り方のメリット
書き換えが容易で、必要無くなったらすぐに捨てられる
付箋メモ書いておき、後で分野別に分けられるといったところでしょうか！？
＜デメリット＞
几帳面な人向きで、大雑把な人には向かない。
綺麗にノートしたい人向きなので、時間が意外とかかる。
付箋がはがれやすくなると書きかえる必要がでる。
通常ノートは非常に分厚くなる（それはリングノートを使うとOK)。
費用がかかる。
私は几帳面とは程遠いので付箋方式は取っていませんが、７cm画に紙を切ったものに普段メモし、ノートに一時的にはさみ、分野に近いところに清書するという方法をとっています。
ただこの付箋ノート、インターネットでちょこちょこ解説しているページがありました。
面倒と思っていたのですが、意外と利用している人がいるようです。
マニュアルや回欄を理解する上でも自分用のノートを書き留めている人は多いと思いますが、自分にあった書き方でノートをとって、記憶のさらなるサポートにしたいものです。
＜B6の横長バインダーノート＞
＜メリット＞
カード形式のように書いていける
横長なので、
（L）問題･課題 |（R）対応した経緯や日付、結果
（L）事務作業で覚えておくこと ｜（R）後から出た変更点や追加した内容
などと左右に線を仕切って分けて書いたりできます。
少しノートが小さめなので、こちらは1件に1枚で書いている
あとで分類しやすい
＜デメリット＞
ノートにしては小さい
バインダーの部分があり意外と重い
意外とかさ張る
リング部分が邪魔
バインダー部の重さは、100均などで軽いものも出ているので探してみてください
私は重くなるものは嫌でバインダーでないリングを使ったことがあります。
ただのリングでもいいですが、記憶をし易いようにこのサイズのものを選んでいるのに入れ替えができないのはやはり不便でした、
このような小さいノートはやはり入れ替えができるバインダーが重宝すると思います。
重いという欠点はあるものの、入れ替え簡単なバインダー、後で仕事内容ごとに括るもよし、そのまま1冊で利用するもよし、利点はやはりそこにつきます。
通常のノートを表中裏から使う
私が書き留めているノートのやり方です。
仕事内容ごとにまとめたいですが、リングやバインダーのようにかさ張るのは嫌。
やはり一番手に入りやすい通常のノートが一番使いやすいということでこのノートに落ち着きました。
表裏で使っている人は多いようですが、仕事内容により区分けしたいので、中程の頁にインディックスを使いそこからも書いています。
書き込む内容を一度付箋や小さく切った紙（事務作業で出た白紙部分の有効活用。挟むだけならばこちらを使っています）に書き、それをノートの書きこむ部分に挟んでおきあとで清書して使っています。
＜デメリット＞
たとえ3か所に分けて書いても、通常の手書きノートを利用しているため、同一事項に関し複数のノートにまとめることにもなる。
＜無地ノート＞
全く無地のノート、あるいは表罫線裏面白紙のノートを裏側にして使う
＜メリット＞
図解など書くのに罫線が邪魔しない
矢印を書いたり、とにかく自由に書ける
表罫線のものを使うと、罫線がうっすら写ってているので大きく崩れることがない
＜デメリット＞
ノートを裏から使った場合は見栄えが悪い
通常のノートとしては事務職には不向き
少しだけ電子ノートについて
今は手書き以外の方法でメモやノートをとったり、書いたものをスキャンしておくことも可能です。
私は実際に書き込んだ方が記憶に残ったのでノートという方法をとっていましたが、今はメモアプリなどがあります。
秘密保持の観点は電子メモやノート、スキャンには関係するのか、職場や仕事内容によってもやっていい範囲があるのか、それぞれの職場によっても違うでしょう。
今はコロナを経験していますので、その部分は以前よりしっか決められてきているのではないでしょうか。
電子メモアプリ、利用できたら便利なものでしょう。
メモやノートの保管、破棄について
ちなみに手書きのメモやノートについてですが、家に持って帰っていい職場とそうでない職場がありました。
勤めた職場を辞める時はすべてシュレッダーで処分していました。
少しくらい私たち目線のもの残しておいて～と言っている人もいましたが、秘密保持だけでなく、悩んでちゃんと覚えてねという意味でも職場に残していくことはありませんでした。
今回はメモや特にノートの取り方について書いてみました。
ちょっと変わった手書きノート術、参考になれば幸いです。
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