事務スキル～Excelのプルダウン機能で簡単なアンケートの集計をしてみた

Excelのプルダウン機能について

Excelは苦手な方が意外と多いのではないでしょうか？

事務員をしているとExcelが苦手でも操作しないと仕事がはかどりません。

救いといえば・・・Excelはすでに基本の書式（ひな型）が存在し、そこに必要な数字などを入力していくといった作業をすることが多いということではないでしょうか？

 

ただ、上司から『このアンケートを集計して報告して！』と言われたら悩みますよね。

その最初の集計はExcelのプルダウン機能を覚えることで意外と簡単にできます。

 

プルダウンを使って、今回こんなものを作ってみました。

※アンケート集計結果にしては余計な欄がいっぱいありますが、今回、説明をする上で必要でしたので全て表示したものを載せています。

 

後で必要のないものは消した完成形はこちらです。

ここにプルダウン機能が使われています。

 

プルダウン機能とは

Excelのデータ入力をするときに、内容を直に入力せずに選択するだけで入力できる機能がありますよね。

プルダウン機能と呼ばれている機能です。

上記Ｃのセルの右下、”▼” の入ったものがプルダウンが設定されているセルです。

▼をクリックすることで、その項目に見合った項目を選択すると自動で内容が入力されます。

 

先にも述べましたが、このプルダウン、選択項目を選ぶだけという点で、アンケート集計のような書類作成に大変便利です。

Excelの得意分野である計算式やグラフではなく、文書がメインの表も簡単にできるのです。

 

では複雑そうに見えるこのプルダウン、どう作られているのか見ていきます。

 

リストを作ってからプルダウンの設定を行う

まず、プルダウン機能には設定時いくつかの方法がありますが、その中でも事前にリストを作って設定する方法が最も代表的でしょう。

 

ではリストを作るとはどういうことなのでしょう？

たとえ選択内容から回答をするとはいえ、アンケート集計などではいくつもの選択の中から選ぶものです。

 

二者択一になる性別はリストを作らずプルダウンを設定してもいいでしょう。

それも最近では”答えたくない”といった３つ目の項目を見かけるようになりましたので、ほとんど複数個の選択内容があるものばかりです。

 

 

リストを作りプルダウンを設定する方法は以下の通りです。

１．選択項目をリスト化します。

参１の表に記されていたＢ・Ｄ・Ｆ・Ｈ列をPickupしました。
今回この表を作成するとき、全く別のところにリストを作成せず、入力予定の横の行にリストを作ってあります。

２．プルダウンを設定したい列orセルにカーソルを合わせます。
（列のＥ か E3 内で作業します。）

３．”データタブ”をクリックし、”データの入力規則”を選択します。

４．データの入力規則をクリック後に現れるダイアログボックスにて行います。
実際にダイアログボックスを開いて操作してみます。
（参6の下半分がプルダウンを設定するためのダイアログボックスになります。）

• • • 入力値の種類にリストを選択
    • 元の値に選択項目の元リストのセル範囲をドラッグし張り付ける
    • ドロップダウンリストから選択するにレ点チェックを入れる
    • OKをクリック

以上でプルダウンが設定されました。

 

５．最後に作成した表からリスト部分を非表示にしておきましょう。
実際にセルを消去するのではなく、画面上から消えたように見せるのが目的です。

不要なセルを非表示にする作業

列部分を操作していきます。

 

Ctrlを押しながらＢ、Ｄ、Ｆ、Ｈの各列をクリックすると離れた列を同時に選択することが可能です。

• 画面から消したいセルを同時に選択する
• 範囲選択されたうちのどこかにカーソルを合わせ右クリック
• 表示されるダイアログボックス内に”非表示・再表示”が出てきますので、非表示を選択にする

以上でアンケート結果としては必要のないリスト部分が画面から消え、すっきりとした一覧となります。

 

※再表示をしたい場合は列のＡ～Ｉの部分を含む列をドラッグして右クリック、再表示をクリックすると再度表示されます。

 

設定画面が進まなくなった時のヒント

＜列に合わせてプルダウンを設定する場合の注意＞

今回のように表題が記載してあるなどの理由で『選択範囲には入力規則が設定されていないセルが含まれています』と出る場合があります。
”いいえ”で進めて問題ありません。

 

＜セル内（E3）で作業する場合の注意＞

E4以降のセルにはデータがコピーされていませんので、データのコピーをする必要があります。

プルダウン設定後、入力のない空白のE3セルをドラッグし、右クリック後セルのコピーをすればデータ付きのセルがコピーされます。

 

 

※プルダウンを設定する際のほとんどはリストをあらかじめ作成してから作業することが多いでしょう。
継続的にその書式を使うことを考えたら、たとえ選択項目が少なくとも、リストを作ってから設定したほうが良いでしょう。

 

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基になるリストを作らずプルダウン機能を設定

前にも書きましたが、性別など選択項目も文字数も少ない（”男”と”女”と2語ですむ）場合などは、リストを作らずダイアログボックス内で直接設定してもいいでしょう。

 

このページでは、”男”，”女”，”言いたくない”という3つを選択項目にしているので、この3つを選択できるようにしていきます。

＜リストを作らずプルダウンを設定する方法＞

1．プルダウンを設定したいセルか列をクリック後、作業したい 列 or セル にカーソルを合わせます。
（リストを作って作業する場合の２.にあたります。）

２．”データタブ”をクリックし、”データの入力規則”を選択します。

３．出てきたダイアログボックス内、元の値のところにセル番地ではなく直にリストにしたい言葉、”男,女,言いたくない”を入力します。

• 元の値に選択項目の”男,女,言いたくない”と直に入力（文字間はカンマで区切る）
• 入力値やレ点チェックの入力はリスト作成と同じ

 

プルダウンを操作できる便利なショートカット

最後に、プルダウンのデータを入力するときの便利機能です。

プルダウンは確かに便利ですが、いちいち▼をクリックして操作しないといけないと思っていたころがあります。

マウスを操作するので、たった選ぶという作業も大変不便に感じます。

• 選択するセルにカーソルを合わせ、”Alt”＋”↓”を一度クリックする
• ”Alt”をから手を放し、そのまま↓↑のキーで目的の内容を選択する

これで簡単に入力をすることができます。

ついでに、私はこのリストを作成するときは、その列全部を範囲選択しておいてから、あるいは上下だけの作業ならばExcelオプション設定→詳細設定でカーソルを右移動から下移動に変えて作業しています。
※オプション設定を移動させたら終了後戻しておきましょう。

次のセルに移動させるときもカーソルは使いたくないです。

 

今回はExcel操作の中で難しいと感じていたアンケート作成が意外と簡単にできるというお話でした。

少し細かく書きすぎましたので、ドラッグ操作などご存じのものも多かったとは思いますが、読み飛ばしてください。