紙媒体でのファイリングに悩む
ファイリングは作業効率をよくも悪くもする
ファイリング、書類整理の煩雑さに悩むことはありませんか？
現在はPCでの書類管理に代ってきているところも多いと思いますが、紙媒体で管理している職場もまだまだ多いのではないでしょうか。
PCもファイリングは大変ですが、紙媒体の書類が主だった時代、その煩雑さに大変苦労させられた方も多いのではないでしょうか。
なにせ場所はとるし、移動させるときなどは埃を被るわ、箱に詰めて運ぶなどの力仕事もあります。
そして、過去の資料が必要になった時、忙しい中でも出しに行かないといけない。
『あの書類どこにある？出しておいて～』との一言でてんやわんや！
ファイリングは事務員にとって大切な仕事
事務員をしていると、ファイリングは最も大切な仕事の一つです。
ファイリングができている職場は、仕事の効率が圧倒的に良いです。
書類を探す時間はほんの少しと思われるかもしれませんが、一日の終わりに仕事が終わらない～となったら、原因はファイリングかもしれません。
また、書類が整理されていないと、情報漏洩などの危険も増えてきますし、漏洩したとしても気が付かないかもしれません。
ファイリングは事務員にとって大変重要な仕事なのです。
ファイリングは最初にコツを掴んで習慣化していく、その一言に尽きます。
それがその後の仕事全般の効率化につながるのです。
ファイリングの前に まずは書類の分類を
職場共有・緊急・一時／個人用 などに分類をする
仕事上の書類には様々なものがありますよね。
職場共用保管のものだけでなく、個人個人で保管している資料、緊急なものから一時的にコピーした参考資料まで様々です。
ファイリングをする前に重要なのが、これらを分類することです。
どの書類をどのように扱うか、ファイリングするものはその内どれか？
それを決めるために分類をしていきます。
【分類例】
職場全体で管理する書類
- 仕事に直結するものから、社員教育、心得など様々な内容があります。
- 重要か否かにかかわらず、職場全体で把握しておくべき内容のものです。
緊急の書類、回覧書類
- 現在進行形の案件はこの部類に入るでしょう。
- ”○○日までに提出 or 報告” など、アクションを要するものは要注意
- 自己評価表など社員全員に提出を求めるものや、注意を促す内容のものなど
借りた書類、借りた書類のコピー
- お客様（クライアント）から借りた書類や資料など、またはそのコピーなど
- 職場の書庫などから借りた書類や資料など、またはそのコピーなど
個人保管の書類
- 仕事を進めるうえでの自分のノートやメモなど
- 一時的にコピー、保管しているもの
分類の仕方は職場によって、あるいは人によって違うかもしれませんが、大体はこのような内容だと思います。
分類したら必要ないものを捨てる
- もしかしたら後で見直すかも、使うかもはNG！
書類を整理する上で最も大切なことはファイリングではありません。
捨てることです。
- ほとんどの書類は保管しておく必要がない
また、最初は最重要書類であったものも、案件が終了し、あるいは一定期間が過ぎればそれは全く重要ではない書類になっていきます。
書類の内容によっては、住所・氏名が書かれていたり、その他の情報が書かれていたりした場合、情報漏洩の可能性を考えると、保管しておくには問題の多いものも多々あります。
そういったものは後々の参考までにとっておこうとか、ちょっとの期間だけとっておこうはNGです。
そうしてとっておいた書類は取っておいたことすら忘れ去られる運命です。
- 必要な時に必要な物をすぐに取り出せるように
その書類が紛れ込んでいるおかげで、最重要書類が重要なものに見えなくなってくる、探し出せなくなってくることにもつながるのです。
- いらない資料のせいで逆に必要な物を捨ててしまう可能性が・・・
捨てると決めたら、捨てる内容のものは一気に捨てましょう。
捨てるファイルのタイミング
捨てる時期は2通りあります。
案件終了後か、保管期間終了後です。
期間終了か否かは、下記項目で書いてありますが、各ファイル毎に記載しておくのがいいでしょう。
また、捨てるのではなく、借りていたものは速やかに返却しましょう。
借りたもののコピーは、最も先にシュレッダーすることをお勧めします。
分類した資料のファイリング
ファイルの表紙・背表紙に表題をつける
表題をつける上で注意すること
- わかりやすい表題を付ける 大まかすぎず細かすぎず
わかりやすい表題とは職場全体の人が見てもわかる表題ということです。
また、当たり前ですが、毎年ファイリングするものは前年度と同じ表題にします。
区分けが大まかすぎず細かくなりすぎないようにすることです。
大まかですと内容の特定が難しいくなります。
細かくなるとファイルが増えすぎてこれも探し出せないことにつながります。
- 作成時期、書類の中身の期間を書いておく
- 保管終了期間 or 廃棄時期を書いておく
保管されたものを見やすくし、また廃棄時期も一目でわかるようにします。
資料には個々にに作成された時期が記されているものですが、ファイルの表題の近くにもその時期と保存された資料の期間を書いておきます。
また、そのファイルの内扉などに捨てる時期を書いておきます。
『2023年１月』資料ファイル（6か月保管）
➡ 『2023年7月廃棄』
『2023年１月』資料ファイル（6か月後倉庫へ）
➡ 『2023年7月倉庫』
また、倉庫行の資料の廃棄時期も倉庫に移動したとき、棚番地などに直に表示しておくといいでしょう。
- 一時保管、臨時保管のファイル置き場を作る
表題がつけられない書類、またはまだ表題が決まっていない書類について一時保管場所を確保
意外と多くの書類がこれに該当するかもしれません。
このファイルで注意することは、頻繁に見直して新たにファイルを作る、捨てるを選択することです。
表題については以上ですが、職場ごとに規定がある場合がほとんどなので、基本はそのつけ方をしていけばいいのではないでしょうか。
書類は立てて収納
書類を棚に収納するときはできるだけ立てて収納しましょう。
立てられない薄いものはファイルボックスなどを使って、できたらボックスにも表題を付けるといいです。
また、薄い資料などの書類を横置きする場合は、忘れ去られる前に資料を作成し、保存なり廃棄なり処理するように徹底しましょう。
個人用の書類について
共有ファイルは職場毎の約束事に沿って作業していけばいい場合がほとんどで、私たち事務員がすることは、書類を出す・時期になったら移動させる・保管しなおす・返す・捨てるといった作業が主になりますが、個人用の机に入れっぱなしの書類の整理には注意が必要です。
個人の机の中は意外とおろそかになりやすいものです。
机の中の書類を定期的に見直すようにする
個人の机、右の一番下の引き出しに書類を保管している人は多いのではないでしょうか。
この書類引き出し、一度保管した後見直すことをしている人は少ないのではないでしょうか？
見直していても見逃して昔の書類がうようよ出てきたり。
その中にかつて焦って作り直した書類なんかも入っているかもしれません。
私のように退職するときに焦ることになります。
ほとんどは不要資料ばかりですが、中には以前どこにあるの～？と探しまくり再度作成し直したはずの元書類が退職者の机の中に入っていたなんてこともありました。
ですので書類引き出しは定期的に見直しましょう。
必要なくなったものからシュレッダーの癖をつける
多くの資料は期間が過ぎれば不要になります。
個人管理の物は特に不要です。
シュレッダーは溜まるとやりたくなくなります。
すぐにシュレッダーする癖をつけるといいです。
必要と判断したものは保管したいですが、そのまま保管するのではなくスキャンしてPDF化して保管するとあとあとが楽です。
個人用といっても、大半は共有ファイルで確認できるものが多いので、そのファイルの確認方法さえ覚えたら迷いなく捨てたほうがいいです。
ちょっとしたコツ
棚の整理は 色付きビニールテープとラベルライターで
ビニールテープの色は年度で分けるなど
大量の同じ種類のファイルを棚に保管する際に、棚の枠に直にラベルライターなどで資料の名前や期間を張り付けたことはありませんか？
棚にインディックスのように貼っておくと、普段はファイリングと関わらない人でも直ぐに見つけられるので便利です。
ただ、ラベルライターのテープって一度貼ったらはがすのに苦労します。
そこで、ビニールテープ（厚みのある絶縁テープのようなもの）をまず棚に貼り、その上から印字されたラベルライターのテープを貼るのです。
この方法のいいところは、ただラベルライターのテープがはがれるというだけではありません。
書類は保管期間であっても、次期が来たら最新のものと交代、棚を移動あるいは箱詰めされます。
もしビニールテープごとインディックスが移動できたら楽ではありませんか？
そして、そのビニールテープも年代ごとに色分けするのです。
2020年度 黄色、 2021年度 青色、 2022年度 赤色
といった具合にです。
年度が代り、棚を移動させないといけないときは、そのビニールテープごとはがして、貼りなおせばいいわけです。
些細な事ですが、以外と重宝していたので、参考までに載せておきます。
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